Presentaciones de Negocio

Las presentaciones pueden ganar de la noche a la mañana todo el empaque y la personalidad necesarias para elevar su nivel si el diseño es el correcto. Muchas veces preferimos diseños minimalistas que sean claros y directos, pero hay que saber usar ese “minimalismo” para que no parezca que se ha descuidado el diseño o que lo han hecho unos niños de primaria.

Esta semana yo tenía que hacer una presentación para mostrar una propuesta de una solución a una empresa y la presentación, lejos de ser la tipica presentación de ponencia a grandes audiencias, estaba llena de slides con pocos elementos gráficos y mucho espacio blanco por detrás.

Esta slide al principio era así:

El objetivo de esta slide es transmitir que, teniendo en cuenta los multiples canales de interacción con sus públicos objetivos, esta empresa tiene que tener un nivel de trazabilidad de sus usuarios que implique conectar los silos de información que generan dichos medios de interacción.

Visto así, se transmite la idea, pero vamos a intentar mejorar tanto el estilo como el mensaje.

Tras ponerle un fondo degradado en tonos azules-morados quedó así:

Tuve que cambiar la flecha inferior, ya que con el color negro de fondo, no resaltaba tanto y esa era su función: resaltar, ya que transmitía gran contenido de mensaje.

Por otro lado, con ese fondo, las cajas de texto describiendo los servicios que se daban a traves de los medios no destacaban y empezó a saltar a la vista que no hacian falta. La audiencia ya sabe los servicios que ellos mismos dan a traves de sus medios. Decisión…fuera cajas.

Aunque pueda parecer que quedaba mejor, nunca sabemos el nivel que puede adquirir nuestras slides a nivel “artistico” si le dotamos del fondo adecuado. Pensé en un fondo “menos artificial” y pensé en un  lienzo, luego en un papel de estraza (buenos ejemplos) y terminé buscando por internet un fondo de pizarra.

Recordad: Búsquedas en ingles, seleccionar si quereis que sea una foto o una imagen prediseñada (dibujo-logo).

Así encontré el fondo:

Aún así no ha terminado todo. El original tenia un tono un poco mas “verde oscuro” y, como por exigencias del guión, el logo de la solución de la que trata esta presentación era mas tirando a “azul-morado”, utilicé las funcionalidades de Powerpoint para cambiar ligeramente la tonalidad de la imagen.

Por supuesto que hay que probarlo todo junto pero, los colores, como ya comentamos en otro post, son importantisimos, y mas su combinacion correcta. Consulté la paginas Colourlovers.com y http://kuler.adobe.com para elegir colores complementarios para usar como texto y elegi ese blanco unido al naranja metálico en la flecha con un resplandor tambien naranja (funcionalidad de Powerpoint).

Con lo cual, tras quitar cajas de texto, hacer mas grande los elementos graficos, etc… mira el resultado final con un fondo bien elegido:

Al quitar textos, las imágenes tienen que ser más impactantes y explicativas por si mismas asi que hice algun cambio.

Conclusión:

• Los fondos son importantes siempre que aporten algo. En este caso le han aportado empaque, estilo y solidez al mensaje. El fondo un poco mas oscuro que los componentes visuales es un acierto en muchos casos. Elegir un fondo demasiado protagonista puede ser un error, al igual que un fondo “poco trabajado”. Mejor no usar fondo que usar un fondo que se nota que no ha tenido mucho trabajo.
• En los fondos degradados hay que elegir muy bien la secuencia de colores para la construcción de la cadena de colores de dicho degradado para que se muestre suave y sin saltos de color excesivos.
• Buscar fondos “realistas” pero sin que tengan elementos protagonistas es una práctica muy buena ya que le da mucho estilo a la presentación.

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Muchas de las personas que me consultan o a las que sirvo como consejero son emprendedores. Realizan el desarrollo de su idea de negocio, lo analizan durante meses, se reúnen con sus proveedores clave, manejan con maestría el noble arte del Excel hasta que los números, en los escenarios bueno, medio y peor les salen favorables…..pueden tener la mejor idea del mundo, los mejores partners y socios que, si el día que están delante de los posibles inversores, intentando arrancar fondos para financiar su emprenduría, no logran transmitir su idea de forma correcta, coherente, adecuando el mensaje, resaltando los mensajes importantes, marcando pasos a seguir, parte de ese trabajo encomiable que han realizado durante meses, se perderá en el camino.

Ya hemos comentado que las presentaciones pueden ser de muchos tipos dependiendo del evento, la razón o la audiencia. Las presentaciones a rondas de inversión suelen tener ciertas peculiaridades que las hacen únicas.

1.- El tiempo:

Suelen ser presentaciones cortas. De unos 20-30 minutos máximo. Suelen ser de tiempo reducido porque suelen estar enmarcadas en eventos donde hay múltiples grupos de emprendedores intentando mostrar sus ideas a los inversores, o también pueden ser los únicos 30 minutos que has logrado conseguir, después de mucho intentarlo, en la agenda del potencial inversor.

Tanto si estamos en uno de esos eventos de emprendedores o si estamos frente a nuestro potencial inversor en su despacho, el tiempo es limitado y hay que respetarlo. No hay nada peor que ver una buena idea sin terminar de desarrollarla mientras se oye de fondo: “Chicos, tenéis que ir terminando”.

La única solución es practicar, practicar y practicar. Tenerlo todo bien controlado y practicado. No dejar nada al azar.

2.- El mensaje:

Al estar “apretado” por el tiempo, podemos cometer el error de ir rápido, apresurados y sin control y eso transmite el mismo descontrol en el proyecto. Para evitar esto debemos mantener una estructura que mantenga algún tipo de hilo conductual.

Tienen que quedar claro tres cosas: Lo que quieres hacer, como y de que medios y equipo dispones  y cuanto necesitas. Si alguna de estas dos cosas no la has manifestado correctamente, el inversor no tendrá toda la información. Y sin información no se pueden tomar decisiones. El mensaje tiene que ser conciso y dirigido.

Evitar usar bullets donde los mensajes se diluyen en un mar de palabras.

Usar más imágenes y dejar las palabras y texto para resaltar solamente lo que es importante.

No inundar la slide con tablas de Excel. Usar en vez de eso gráficos bien definidos, con colores que resalten lo importante dentro del gráfico. Podeis proporcionar a los asistentes un documento con los “Economics” de la presentacion, el “business plan”, etc… y usar la presentacion para lo que es. El business plan y los economics los podeis poner al final de la presentacion para que cuando mandeis el documento de la presentacion, dichos documentos vayan anexos.

(Ver checklist para una buena presentación)

3.- Impactar:

Por último, nunca hay que olvidar que los inversores potenciales de un proyecto ven muchas presentaciones al cabo de la semana y casi todas son iguales. Solo cambia la idea (y muchas veces la idea también es similar). Entonces, tenemos que destacar. Hay que impactar. Sin pasarse, pero hay que destacar. La elección de las fotografías, las frases, el tamaño y color de la letra, etc… Todavía recuerdo a mi padre, hace muchos años, que me decía. “Tu pon una tía buena en la primera slide y luego dices – ‘ ahora que ya tengo su atención’, seguro que no te olvidan”. Bueno, no es que tengamos que hacer eso, pero si que tenemos que destacar.

Usar videos impactantes de 30 segundos, las tipografías, como buscar buenas imágenes y fotografías.

Conviene rodearse de alguien que tenga gusto, diseño grafico, etc… Mirad la ultima presentación de Guy Kawasaki – Se la hizo @AnaFxFz, una diseñadora grafica especialista en presentaciones.

….y a nivel del mensaje también tenemos que impactar. Tenemos la mala costumbre en España de tener una modestia cuidadosa que no hay que tener en según que momentos si estas convencido de tu proyecto, si crees que vas a tener éxito, transmítelo. No uses palabras como “creemos”, “suponemos”, sino mas bien” estamos totalmente convencidos…”, “nuestra propuesta es…”, “apostamos fervientemente por …”

4.- El cierre:

La forma de finalizar es importantísima. En la penultima slide, todo tiene que haberse dicho y simplemente hacer un “recap” o recapitulación de todo lo expuesto. De forma clara y concisa, mediante imagenes asociadas a una o dos palabras.

La última slide será, con diferencia, la que estará más tiempo expuesta. En ella, además de mostrar la información de contacto, podeis mostrar tambien un resumen con las 2 o 3 palabras clave de la presentacion. Incluso podeis poner alguna cifra de inversión. Con lo cual, intentad diseñar estas presentaciones para el momento correcto, para la persona correcta y, sobre todo, conseguid impactar y ser recordados.

Y lo mas importante………………. SUERTE !!!!!

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Buceando por las presentaciones que forman parte del concurso a la mejor presentacion de 2010 en SlideShare me he topado con una aportacion de Guy Kawasaki. Siendo él parte del jurado me imagino que su presentacion no entrará a concurso.
Aún así es merecedora de ver y de analizar, ya que trata un tema no muy comun en las presentaciones sobre “Como hacer presentaciones”. Su tema principal es “El Encantamiento – El arte de cambiar corazones, mentes y acciones”.

En realidad, esta presentacion no ha sido “construida” por Guy Kawasaki, sino por “AnaFxFz”, la cual ha propiciado el arte de las slides. Esta persona tiene un blog, el cual acabo de visitar y no tiene desperdicio. Buenos artículos con buenos trucos y consejos sobre como diseñar presentaciones tanto en Powerpoint, Keynote, etc…

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El concurso de la mejor presentacion 2010 de Slideshare está haciendo que los mejores se apliquen en sacar su ultimas versiones de las presentaciones.

A mi me está picando el gusanillo y puede que este fin de semana me dedique a hacer algun diseño que pueda publicar.

Por ahora os muestro las que, para mi, son las mejores por ahora.

Buena presentacion con graficos hechos a medida.

JeseeDee, uno de nuestros favoritos siempre. Look años 20 con fotografias en blanco y negro, impactantes tipografias block.

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Acabo de leer un articulo en Ciberp@is sobre un libro que acaba de salir sobre powerpoint, pero no los típicos libros sobre como hacer mejores presentaciones, no masanalisis de la muerte por powerpoint (death by powerpoint) del estilo a Slideology, PresentacionZen o Brain Rules.

Este nuevo libro de un autor llamado Franck Frommer, periodista francés, se orienta a lo malo que tiene Powerpoint a la hora de enfocar nuestra mente en unas slides donde lo que se proyecta parece ser la unica fuente de informacion. Hasta tal punto llega que el Powerpoint se ha convertido en un documento usado como transferencia de informacion.

Esto me orienta a mi teoría de como el Powerpoint se ha ido convirtiendo en “PowerDoc”. Muchisimos clientes, colaboradores, colegas, jefes y subordinados me han dicho alguna vez “…no,no,no, mandame solo el Powerpoint”. Eso está muy bien si el powerpoint estuviese construido con la buena trilogia de Slides, Comentarios y Handouts, pero solo el 2% de los powerpoints que vuelan de Inbox a Inbox a dia de hoy cumplen esas normas.

El procesador de texto Winword es para lo que es y Powerpoint es para lo que es. Usemos cada herramienta para lo que son. Si no, terminaremos volviendo a inundar nuestras slides de texto, evitando transmitir de forma oral, de forma expresiva, los mensajes claves. Muchas veces, si esas presentaciones las enviamos a un colega de trabajo, no entenderá nada porque le falta gran parte del mensaje: El que hace el presentador.

Simplemente usando las paginas de notas de cada slide se puede completar mucho la informacion de un powerpoint y evitar la perdida de informacion clave cuando la transmitimos. La informacion puede ser obvia para unos y no tan obvia para otros. Si no está plasmada en un documento, no puede ser transmitida en su totalidad.

Los documentos que sirven de transmision de informacion tienen una estructura: Inicio, antecedentes, desarrollo y conclusiones. Da igual si es un documento tecnico, un business case o business plan, un documento de gestion, de control…todos tienen basicamente una estructura que los define y hace mas sencilla la comprension de la informacion.

En Powerpoint, aunque sea recomendable hacer una explicacion de un inicio, desarrollo y conclusiones como hemos explicado en otros posts relacionados, no existe tanta estructura y la transmision de informacion no es la misma sin un presentador que transmita dicho contenido. O acaso alguien se plantea usar solo Excel para mostrar informacion financiera usando los globos amarillos de informacion de cada celda para documentarla? Sería inviable.

Por tanto, usemos cada herramienta para lo que es.

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Estuve buscando algun tipo de checklist sobre presentaciones y como no encontré ninguna he decidido hacer la mia. La iré completando segun vaya detectando mejores aportaciones pero por ahora esta es mi lista:

• Detectar las 3 o 4 ideas principales de la presentacion
• Realizar una apertura impactante
• Explicar que es lo que vamos a ver a modo de indice
• Utilizar fuentes “Sans-Serif”
• Tamaño minimo 28-30px – recomendable por encima de 36px
• Usar 2 tipografias maximo
• Elegir buen contraste en los colores
• Usar imagenes a pantalla completa
• No usar bullets
• Hacer pausas para enfatizar los mensajes
• Tener los videos insertados desde ficheros en local
• Mirar a los ojos a tu audiencia
• Vestirse adecuadamente respecto de tu audiencia
• Usar la sala, moverse y no ser una estatua
• Repartir las miradas por la sala usando la regla de los 4 sectores
• Usar la regla de los 3 tercios en las imagenes
• Practicar la presentacion hasta saber cada una de las slides.
• Grabarse practicando para comprobar errores, muletillas, etc…
• Hacer un cambio de ritmo cada 8-10 minutos para mantener atencion
• Hacer una recapitulacion de las 3-4 ideas principales
• Solo 1 idea por slide
• Menos texto, mas imagenes. Nada de tablas de datos.
• Usar imagenes de calidad
• No usar las plantillas por defecto de Powerpoint
• Intentar reducir las animaciones a las imprescindibles.
• No usar transiciones entre slides
• Usar una slide final con datos de contacto claramente legibles

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Cuando terminamos una presentación la ultima slide suele quedar expuesta durante el rato en que se realizan preguntas, se discuten aspectos posteriores, se toman decisiones sobre futuros pasos a seguir, etc… Nuestro objetivo en una presentación siempre va a ser transmitir el pequeño conjunto de ideas sobre “algo” pero igual de importante es que la audiencia recuerde quien transmite dicha información y como contactar a posteriori.

Por ello, en esa ultima slide deben de aparecer extremadamente legibles los datos de contacto que queramos proporcionar, números de teléfono, cuentas de twitter, email, direcciones web, nombre de la empresa, nombre del ponente, etc… son todos datos validos para aparecer en dicha slide.

Poner una slide donde se lea un enorme “Muchas gracias” es una perdida de espacio y tiempo. Otro buen uso de dicha ultima slide es hacer el recap o recapitulacion de los temas principales. De esta forma reforzaremos la transmisión de dichos mensajes.

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De la misma forma que los entornos de desarrollo de presentaciones intentan proporcionarnos los medios para ser mas creativos, esos mismos medios pueden ser usados para presentar nuestro perfil al mundo. Los servicios online de comparticion de presentaciones como Slideshare, sliderocket, etc… son una plataforma perfecta para enlazar desde nuestros perfiles sociales una vision mas novedosa de nuestros curriculums.

No pretendemos incluir toda la informacion en la presentacion. Recordad que para dar un documento y que lo lean ya están otras herramientas, pero seguro que esta presentación no la va a “presentar” activamente nadie. La colgaremos en uno de estos servicios y le daremos promocion o enlace desde nuestro blog, twitter, perfil de linkedin, etc…

Lo importante es realizarlo con una estructura (al igual que hacemos con las presentaciones de exposicion de un tema). Me he permitido proporcionaros esta estructura que consta de describir un “Quien soy” pasando a definir origen de tu formacion, empleo y residencia, para entrar en definir tus intereses y terminar con tu forma de contacto.

Por supuesto que teneis que tener en cuenta que el humor. Si en una presentacion “al uso”" sabeis que siempre comento, en el blog y a mis alumnos, que es imprescindible el humor en según que temas, en este, mucho mejor. Caer simpático desde el currículum es muy importante. No hace falta contar un chiste pero si de forma gráfica levantamos un “que majo” al visualizador, tendremos parte ganado.

El siguiente escalón es hacer un curriculum en video, como me recomendaba Arancha Ruiz Bachs el otro día en una charla en el Instituto de Empresa, pero eso es harina de otro costal.

A continuacion os mostramos algunos de los ejemplos de curriculums online mas destacados. Podreis comprobar que el diseño, el estilo y el uso correcto de los elementos es muy similar a lo dictado para hacer presentaciones impactantes.

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Una de las cuestiones mas importantes a la hora de transmitir un mensaje es su estructura. Antes siquiera de abrir el powerpoint o keynote, deberemos de definir, ademas de las 3 – 4 ideas fundamentales que queremos que la audiencia se lleve de la presentacion, el como vamos a transmitirla.

Las personas desconectan cuando llevan 1o minutos sin un estimulo o cambio de ritmo. No tienes mas que ver una pelicula de accion. Cada 5 o 10 miuntos tiene que “pasar algo”. Si no ocurre algo inesperado, hay una explosion, un viaje, una persecucion, un choque, un tiroteo, la mente “desconecta”.

Al hacer una presentacion, deberemos de usar esa misma regla. No hay que llevarla a rajatabla en cuestion de tiempos, pero si que es importante dar un giro de vez en cuando. Esos giros pueden ser cada uno de los mensajes que queramos transmitir.

A grandes rasgos una presentacion debe tener una estructura de 3 elementos: Inicio, Cuerpo y Cierre.

En el Inicio deberemos de definir las intenciones del mensaje acomodadas a la audiencia

En el Cuerpo realizaremos el desarrollo del mensaje

En el Cierre es donde realizaremos la recapitulacion de los mensajes y las peticiones de siguientes acciones si corresponde.

El problema es que, cuando el desarrollo del mensaje se hace demasiado largo, podemos traspasar esa barrera del cerebro de nuestros interlocutores, de nuestra audiencia y desconectarán. Luego, al terminar, “despertarán” al haber un cambio en el “como” del mensaje y escucharán la recapitulacion. Sus cerebros tendrán los mensajes recordados pero no tan bien como cuando la atencion ha sido mantenida a lo largo del cuerpo de la presentacion.

Para ello, tendremos que realizar breves cambios en el “como” cuando describamos el mensaje. Pueden ser paradas poniendo la presentacion en negro para contar una anecdota, un momento usando el flipchart, una pregunta al publico para involucrarles, etc… pero guardemos esas acciones para los momentos correctos y enlazar momentos de atencion en tu audiencia.

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Quiero hacer un experimento. Recibo mails de personas que me comentan “Eso está muy bien, pero cuando tienes que hacer una presentacion sobre XXX como lo haces?” Si que es verdad que existen ciertos temas o ciertos tipos de presentaciones o ciertos momentos en que una presentación no puede ser tanto “Show” y tiene que ser mas elaborada en cuanto a datos o en cuanto a información.

Aún así, os quiero demostrar como una presentacion puede ser realizada con un nuevo estilo que ayude mas a la transmision del mensaje.

Mandadme por mail o por twitter el tema que querais. Incluso podeis darme detalles o datos para que no me tenga que currar todo el “research”, ok?

[Actualizado] La más graciosa que he recibido por ahora es esta: “el porqué Zapatero tiene que dejar el gobierno YA!” aunque sea la que mas gracia me ha hecho la desestimo por no querer posicionarme en temas politicos.

En cuanto tenga unas cuantas elegire un set de 4 o 5 y os mandaré una encuesta la cual podreis votar y la que salga prometo que la hago en una semana y os la cuelgo en otro post y en slideshare.

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